ابعاد و زمان‌بندی پروژه را شفاف کنید
شفاف‌سازی تمام جزییات ابعاد و زمان‌بندی پروژه شاید به نظر بدیهی باشد اما نکته‌ای است که معمولا فراموش می‌شود. پیمانکار شما برای آنکه بتواند پروپوزال دقیق ارائه کند و مهم‌تر اینکه بتواند امور را به‌درستی به‌پیش ببرد نیاز به اطلاعات دقیق و شفاف از خواستههای شما دارد. تا حد امکان هر آنچه از اطلاعات و جزییات لازم است در اختیار پیمانکار قرار دهید و مهم‌تر اینکه در زمینه زمان‌بندی کارها واقع‌بین باشید. زمان‌بندی پروژه تاثیر زیادی در قیمت نهایی آن دارد؛ ممکن است پیمانکار بتوان معجزه کند اما این معجزه هزینه دارد پس بهتر است با دیدگاه واقع‌بینانه و بر اساس نیازهای سازمان به‌پیش بروید.
پیمانکار را مانند کارمندان تمام‌وقت ارزیابی می‌کنید
وقتی در حال ارزیابی یک پیمانکار برای برون‌سپاری امور هستید، اصلا از پرسیدن سوال‌های زیاد نگران نباشید و فرض کنید که در حال استخدام یک نیرو برای دپارتمانتان هستید. اطلاعات ارائه شده توسط پیمانکار را به‌طور کامل بررسی کنید ضمن آنکه در نظر بگیرید گفتگو با دیگر مشتریان پیمانکار یک رویه عادی است که البته باید با اعلام به پیمانکار انجام شود هرچند اگر پیمانکاری این روند را نپذیرفت باید کمی در مورد آن تردید کنید. پرسیدن سوالات مختلف، دید بسیار بهتری نسبت به توانمندی پیمانکار ارائه می‌کند که برای بررسی پروپوزال نهایی مهم است.
دقیقا به دنبال تخصص مشخصی باشید
فرض کنید به دنبال پیمانکار ساخت یک قطعه صنعتی با دقت بسیار بالا از طریق ماشین‌کاری هستید. طبیعتا یک مجموعه با تجهیزات ماشین‌کاری انتخاب خواهد شد اما شاید دقتی که شما می‌خواهید در تخصص آن‌ها نباشد و باید به دنبال مجموعه‌ای باشید که در رزومه خود ماشین‌کاری دقیق را داشته باشند. شاید بدیهی به نظر برسد اما این مفهوم "انتخاب دقیق تخصص" است. بررسی رزومه کاری پیمانکار با این دیدگاه می‌تواند کمک موثری باشد. پیمانکار ممکن است حوزه گسترده‌ای از توانایی را ارائه دهد اما باید بررسی کنید آیا دقیقا آنچه شما نیاز دارید در این لیست هست یا خیر.
تنها هزینه را برای انتخاب پیمانکار مدنظر قرار ندهید
مدیران مالی احتمالا از این بخش اصلا خوششان نمی‌آید اما واقعیت آن است که در بسیاری از سازمان‌ها، انتخاب از بین چند پیمانکار تنها بر اساس هزینه درخواستی آن‌ها انجام می‌شود و این می‌تواند بعدا دردسرساز شود. در این زمینه توصیه می‌شود اگر تعداد پیشنهاد‌ها زیاد است، بالاترین و پایین‌ترین رقم پیشنهادی را حذف کنید و از بین بقیه، به دنبال توازنی از سرویس‌های ارائه شده، تجربه کاری و درنهایت هزینه باشید.
تجربه کاری و پروژه‌های قبلی را با دقت بررسی کنید
موضوع در اینجا فقط دیدن لیست شرکت‌های بزرگ در میان مشتریان قبلی نیست. واقعیت آن است که تقریبا تمام پیمانکاران (بدون توجه به حوزه فعالیت) بعد از مدت کوتاهی از فعالیت، چند نام بزرگ را در لیست مشتریان خواهند داشت اما این مسئله الزاما به معنای مناسب بودن پیمانکار برای پروژه شما نیست. به‌دقت سوابق کاری و پروژه‌هایی که در گذشته انجام شده توجه کنید تا بتوانید نقاط مشترک بین آنچه قبلا انجام شده و آنچه شما به دنبال آن هستید بیابید. البته الزاما شاید نتوانید "دقیقا" مشابه پروژه خود را بیابید اما نزدیکی پروژه‌های پیشین به پروژه شما می‌تواند ریسک شکست را کاهش بدهد.
فقط بر اساس پروپوزال قضاوت نکنید
هرچند ایده‌آل است که تا حد امکان اطلاعات لازم را به پیمانکاران احتمالی ارائه کنید و پیمانکاران حرفه‌ای هم معمولا پروپوزال کاملی ارائه می‌کنند اما باید در نظر بگیرید تنها بر اساس پروپوزال قضاوت نکنید. شاید کمی گیج کننده باشد ولی نکته مهم آن است پروپوزال به‌ویژه در مورد پروژه‌های طراحی، به‌تنهایی نمی‌تواند نشانگر همه‌چیز باشد. پیمانکاران حرفه‌ای معمولا در پروپوزال بر اساس اطلاعات شما ابعاد و زمان‌بندی پروژه را مشخص کرده و جزییاتی از محصول نهایی را نیز ارائه می‌کنند اما هیچ‌گاه نمی‌توان ماکاپ ارائه شده را با محصول نهایی مقایسه کرد چون بخشی از امور طی فرآیند کاری مشخص می‌شود و مهم‌تر اینکه پیمانکار نیز هیچ‌گاه برای تهیه پروپوزال همه آنچه می‌تواند انجام دهد را به‌رایگان ارائه نمی‌کند.
از یک کار کوچک شروع کنید
وقتی قصد دارید با یک پیمانکار جدید آغاز به کار کنید بهتر است برای شروع، یک پروژه کوچک با ابعاد محدود را امتحان کنید تا بتوانید عملکرد پیمانکار را بسنجید. این کار باعث می‌شود هم شما و هم پیمانکار، بتوانید درک بهتری از شرایط کاری یکدیگر داشته باشید و البته ارزیابی پیمانکار برایتان راحت‌تر می‌شود. برای این منظور شاید تقسیم کار به چند بخش مختلف و ارائه آن به پیمانکاران متفاوت برای ارزیابی ایده بدی نباشد البته اگر موضوع فعالیت‌های برون‌سپاری به‌ویژه از نظر زمان حیاتی نیست.
مدیر داخلی تعیین کنید
اصلا تفاوتی نمی‌کند موضوع برون‌سپاری چیست؛ در هر شرایطی باید یک نفر به‌طور مشخص در داخل شرکت یا مجموعه شما مسئول امور پیمانکار باشد. این مسئولیت می‌تواند شامل پیگیری امور از پیمانکار، جمع‌آوری اطلاعات لازم داخل شرکت و یا هر مورد دیگری باشد. بدون حضور این فرد، قطعا هم پیمانکار و هم شما دچار مشکلات بزرگی خواهید شد و رند کارها بسیار پیچیده و کند و زمان‌بر می‌شود.
اگر لازم بود منعطف باشید
هرچقدر در مرحله تعریف پروژه دقیق عمل کرده باشید احتمال بروز تغییرات در طی پروژه کمتر می‌شود اما تقریبا هیچ‌گاه نمی‌توان با اطمینان گفت همه‌چیز دقیقا مطابق آنچه پیش‌بینی شده طی خواهد شد. اصلا فرقی نمی‌کند برون‌سپاری برای تولید یک قطعه باشد یا برای طراحی یک خودرو؛ در همه شرایط باید در نظر بگیرید کمی انعطاف لازمه کار است تا بتوانید به همراهی پیمانکار، پروژه را پیش ببرید. البته این موضوع اصلا به معنای دور شدن از اهداف یا اسکوپ پروژه نیست ولی با پیمانکار همان‌قدر منعطف باشید که با تیم‌های داخلی خود هستید.
برگرفته از thebalancesmb.com